Matkakorvausohjeet

Matkojen ja kulujen korvaaminen Vihreissä nuorissa

Tutustu ohjeisiin huolella ennen kulun syntyä!
Lisätietoja antaa pääsihteeri.

Matka- ja kulukorvaushakemus tehdään samalla lomakkeella
Kulukorvauslaskupohja (xlsx)
Kulukorvauslaskupohja (Drive-versio)

Täyttöohjeet löydät alempaa!

MATKOJEN KORVAAMINEN VIHREISSÄ NUORISSA
Matkakorvauksia voi hakea Vihreiden nuorten tapahtumista, mikäli matkakulut ovat muuten este osallistumiselle. Osta itse liput normaalisti ja säästä kuitit (sähköiset kuitit on kätevimpiä). Matkakorvausten saaminen edellyttää osallistumista 75% ohjelmasta sekä sitä, että korvauksen hakee yhden kuukauden kuluessa tapahtumasta tai tapahtumakohtaisen aikarajan puitteissa, näiden ohjeiden mukaisesti. Luethan aina huolellisesti tapahtumaa koskevan osallistujakirjeen, jossa aikarajasta kerrotaan.

MITÄ MATKOJA VIHREÄT NUORET KORVAA?
Vihreät nuoret korvaa matkakuluja ainoastaan:

  • Halvimman julkisen liikenteen vaihtoehdon mukaan asuinpaikkakunnaltasi kotimaasta. Olethan siis lippujen ostamisen suhteen ajoissa liikkeellä. Jos esimerkiksi asut Salossa ja tapahtuma jonne saavut on Helsingissä, mutta tulet jostain syystä Turusta, voit hakea korvausta vain Salo-Helsinki -välisen matkan arvosta. Jos matkustat kalliimmalla vaihtoehdolla, voit hakea korvausta ainoastaan halvimman matkan summan edestä. Mainitse lisätieto-kentässä miksi haettava summa on eri kuin lippujen summa. Matkoja ulkomailta ei korvata.
  • Vihreät nuoret ei lähtökohtaisesti korvaa kotimaan lentomatkoja, makuupaikkoja junassa tai kilometrikorvauksia autolla kulkemisesta. Poikkeustapauksissa näihin voi saada korvauksen pääsihteerin päätöksellä, mutta tästä pitää neuvotella ennen tapahtumaa ja kulun syntyä. Voit kuitenkin ostaa makuupaikan itse ja hakea korvauksena matkalipun osuutta ilman makuupaikkaa. Lentomatkoja ei korvata ekologisista syistä. Automatkan korvaamiseen ehtona on ainakin, että paikalle ei pääse julkisella kulkuneuvolla.

NÄIN HAET MATKAKORVAUSTA:
Vuoden 2019 alusta lähtien matkakorvauksia voi hakea ainoastaan sähköisesti.

  1. Lataa sähköinen lomake nettisivuilta koneellesi ja täytä se huolellisesti. Täytä omat tietosi lomakkeelle niin, että korvaat esimerkkitiedot omilla tiedoillasi samoihin soluihin. Tallenna samassa tiedostomuodossa nimellä: Omanimi_tapahtumannimi (esim: MöttönenMaija_Väentapaaminen).Täytä seuraavat asiat:
    Nimi
    Katuosoite
    Postinumero ja postitoimipaikka
    Selite (mistä-mihin & matkan syy eli tapahtuman nimi)
    Summa
    Tilinumero (IBAN-muodossa)
    BIC-numero

    Seuraavat asiat täyttää pääsihteeri:
    Päivämäärä
    Laskun numero
    Eräpäivä

  2. Lähetä lomake (alkuperäisessä tiedostomuodossa eli Drive Sheet -taulukkona tai xlxs-muodossa) sekä sähköiset kuitit pdf-muodossa pääsihteerille sähköpostin liitteenä (ei upotettuina kuvina): paasihteeri@vihreatnuoret.fi.

    Tarkasta huolellisesti, että tilinumero on kirjattu oikein ja että kaikki kuitit ovat liitteenä.
    Mikäli käytät Drive-versiota: maalaa kaikki solut ja kopio omaan Sheets-taulukkoon. Lähetä linkki lomakkeeseen kuittien kanssa. Varmistathan, että linkin jakoasetukset ovat niin, että pääsemme viimeistelemään lomakkeen (jakoasetukset: kuka tahansa, jolla on linkki, voi muokata).

HUOMIOITA:

  • Lippujen tulee olla PDF-muodossa. Kannattaa siis suosia sähköisiä lippuja! Mikäli joudut ottamaan valokuvan paperilipusta, ota se hyvässä valossa vasten valkoista alustaa niin, että lippu on suorassa eikä kuvassa näy muuta kuin lippu. Rajaa kuva hyvin ja tarkista, että se on selkeä.
  • Vain yhden tapahtuman matka (meno-paluu) per lasku, älä siis yhdistä eri tapahtumien matkakuluja samalle matkalaskulle (ellei tästä ole erikseen sovittu).
  • Lataa kaikki lähetettävät tiedostot sähköpostin liitteeksi, älä siis upota kuvia viestikenttään.
  • Huomaa, että matkakorvauksia voi hakea yhden kuukauden ajan tapahtuman ajankohdasta (ellei toisin ole mainittu). Myöhässä tulleita matkakorvaushakemuksia ei huomioida!

Mikäli sinulla on kysyttävää matkojen korvaamisesta, voit olla yhteydessä pääsihteeriin: paasihteeri@vihreatnuoret.fi